Электронный документооборот в бухгалтерском учете и в процессе документирования вообще становится все более распространенным. Принцип функционирования такого подхода следующий. Документ подписывается в электронном виде файлом-ключем выданным АЦСК и отправляется посредством специализированного ресурса контрагенту. Контрагент соглашается и подписывает документ в ответ или не соглашается и отправляет документ на доработку и дальнейшее согласование. Аналогично документы могут функционировать и внутри предприятия. Экономия времени и ресурсов, связанных с получением документов и скоростью обработки очевидна. Но с архивацией и хранением уже сложнее.
В целом отличная идея, но есть свои особенности:
- Электронный документ может быть признан действительным только в электронном виде – любые визуализации печати и автографа на экран это для удобства. Хранение распечаток такой документации это удобство, для Вас и проверяющих;
- На практике налоговые службы требуют, чтоб электронный документооборот был согласован условиями договоров. То есть навязывать свои контрагентам такую работу некорректно. А ссылка на Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», где предусмотрен такой вид документации может не быть сильным аргументом в судебном или административном споре с налоговой;
- Разработайте внутренний порядок/положение/инструкцию о порядке хранения, обмена, архивации и функционирования электронного документооборота. Определите технического специалиста, место хранения оригиналов и архивных копий для таких документов. Это важно на случай налоговой проверки и судебных тяжб/споров. Такая норма предусмотрена Порядком работы с электронными документами в деловодстве и их подготовкой на передачу на архивное хранение, согласно статьи 5 вышеуказанного документа;
- Несмотря на регламентируемый XML-формат обмена документами, сам вид этих документов и их структура в разных системах обмена электронными документами разные. Это создает массу неудобств для пользователя и эта проблема может повлечь дополнительные затраты;
Базовыми юридическими документами, регламентирующими электронный документооборот, являются Законы Украины:
- Об электронных документах и электронном документообороте;
- Об электронной цифровой подписи;
- Об электронных доверительных услугах.
Далее желательно ознакомится с перечнем аккредитованных АЦСК, которые вправе выдавать ключи на подписание электронных документов на сайте подразделения Минюста.
Сервисы для обмена электронными документами в бухгалтерском учете:
- Медок – самый популярный сервис среди бухгалтеров для сдачи отчетности, также предоставляет и документооборот. Что приятно, если входящих документов в электронном виде немного, а именно до 50, то такое пользование сервисом будет бесплатным;
- Вчасно – есть интеграция в 1С, также распространен среди пользователей;
- Edoc.pro – еще один сервис обмена документами;
- Флайдок – многофункциональный ресурс для работы с документами;
- Paperless/Папка24 – ПриватБанк технически самый прогрессивный банк, не остался в стороне инноваций и давно предлагает данную услугу, даже отдельным ресурсом;
- Star.Docs – компания Киевстар так же поддержала тенденцию перехода на электронный документооборот и создала собственный сервис.